As 5 fases do projeto
Todo projeto da Triadeflow passa por cinco fases, em sequência. A Personal Geronto já fechou a descoberta e está no planejamento, preparando a implantação.
Descoberta
Entender a operação do jeito que ela acontece hoje.
- Reunião de diagnóstico com a Camila
- Mapa do comercial, da avaliação e do relacionamento
- Identificação das principais dores
Planejamento
Desenhar os funis e o sistema sem mudar o que já funciona.
- Seis funis, da venda à recorrência e ao recrutamento
- Régua de relacionamento e recorrências
- Assinatura com cobrança automática no Asaas
Implantação
Montar o sistema e ligar a operação com segurança.
- Funis e agendas dos professores configurados
- Cobrança no Asaas com split automático
- Lembretes e relacionamento no automático
Treinamento
Preparar a equipe para usar o sistema no dia a dia.
- Treinar a Camila e a Desirê na gestão
- Treinar os professores no uso diário
- Scripts e playbook único de atendimento
Acompanhamento
Acompanhar de perto e ler os resultados.
- Encontros quinzenais às 11h por cerca de 3 meses
- Suporte diário no grupo
- Primeiros números reais e ajustes
O que encontramos na operação
A Camila tem autoridade real: é Mestre em Saúde Coletiva, especialista em avaliação e prescrição, com mais de 10 anos de estrada, e entrega um serviço premium de personal domiciliar para idosos. O que trava o crescimento não é a falta de lead, é a forma como a operação está organizada hoje. Cinco pontos resumem isso.
Sem base sob controle
A Camila perdeu o acesso ao sistema antigo e, com ele, os contatos e o histórico dos clientes. Hoje não há uma base organizada de onde partir.
Relacionamento na mão
Lembrete, feedback semanal, reavaliação e aniversário dependem da memória da Camila. Quando o assunto cai no fim de semana, costuma falhar.
Conversão baixa e sem follow-up
Fecha de 1 a 2 a cada 10 contatos. Quem não fecha some, porque não existe um acompanhamento dos clientes que ficaram pelo caminho.
Financeiro como gargalo
Cada cobrança com split é criada manualmente pela empresa de financeiro terceirizada, que está deixando a desejar. Isso trava o fechamento.
Tudo depende da Camila
Vendas, avaliações e gestão passam por ela. Sem distribuir essas funções, a operação não escala e fica sempre presa ao tempo de uma pessoa só.
Os números do negócio
Os números abaixo vieram da própria reunião de descoberta. Eles mostram o tamanho da operação e onde está a oportunidade de organizar a venda e o relacionamento.
Os funis do projeto
A operação da Camila tem vários fluxos, não um só. Cada um vira um funil organizado no CRM, com etapas claras e nada acontecendo só na memória de uma pessoa.
Funil 1 · Comercial · do contato ao contrato
Lead novo
Chega por indicação médica, Instagram ou Google Meu Negócio.
Qualificação
No WhatsApp, entende necessidade, local e dores. Meta de resposta abaixo de 10 min.
Conversa por áudio
Aprofunda o caso e justifica o valor do serviço.
Portfólio enviado
Portfólio e investimento apresentados ao cliente.
Avaliação agendada
Marcada após o pagamento de R$ 400.
Avaliação realizada
Avaliação funcional domiciliar, de cerca de 1h30.
Feedback pós-avaliação
Cerca de 2h depois, abre a conversa para fechar o plano.
Relatórios entregues
Laudo e plano de 3 meses, em até 48h.
Plano fechado
A venda acontece quando o cliente envia os dados do contrato.
Cobrança e contrato
Link Asaas com split e assinatura digital.
Quem faz a avaliação e não fecha não é perdido. Esse cliente vai para o funil de nutrição e segue acompanhado.
Funil 2 · Alunos ativos e pós-venda
Grupo de WhatsApp
Grupo do cliente criado para o acompanhamento.
Kit de boas-vindas
Entregue ao iniciar o acompanhamento.
Treino extra
Enviado para complementar o atendimento domiciliar.
Dias e horários
Agenda definida com o professor responsável.
Material em casa
Material de apoio disponível na casa do cliente.
Ativo ou inativo
Cada aluno fica marcado como ativo ou inativo.
Cada aluno fica com o seu professor responsável, e o card mostra todos os entregáveis do acompanhamento em um lugar só.
Funil 3 · Recorrência e renovação
Reavaliação funcional
Reavaliação trimestral para medir a evolução do aluno.
Treino extra trimestral
Momento de renovar o pacote do aluno.
Renovação do contrato
Renovação automática a cada novo ciclo.
Kit do sucesso e reajuste
Reconhecimento do aluno e reajuste da mensalidade.
Funil 4 · Nutrição
Fez a avaliação e não fechou
Repescagem de quem investiu na avaliação mas ainda não fechou o plano.
Não fechou nem a avaliação
Acompanhamento de quem demonstrou interesse mas não avançou.
Contato aquecido
Em vez de perder o lead, o relacionamento segue até o momento certo.
Funil 5 · Recrutamento de professores
Só por indicação
Os professores entram apenas por indicação, sem processo definido.
Triagem e seleção
Um processo claro de triagem para avaliar cada candidato.
Equipe com qualidade
Escalar a equipe mantendo o padrão do serviço.
Funil 6 · Academia dos Aposentados
Administração de academia
Gestão de academia para associações de aposentados, com 4 professores.
Funil comercial próprio
Um funil de venda B2B específico, a desenhar na sequência.
Mapear as associações
Levantar as associações de aposentados da região.
Sistema de assinatura e pagamento
O pacote é trimestral, pago em mensalidades no modelo de escola, com renovação automática, e a avaliação de R$ 400 é antecipada. O plano é tirar a cobrança da mão do financeiro e gerá-la a partir do CRM, com o split do Asaas já configurado.
Como funciona hoje e para onde vamos
- O pacote é trimestral, pago em mensalidades no modelo de escola, com renovação automática. A avaliação de R$ 400 é antecipada.
- Cada pagamento usa split no Asaas: a comissão vai direto para o professor e a parte da empresa vai para a empresa.
- Hoje cada cobrança é criada manualmente pela empresa de financeiro, com o CPF e os dados do aluno. Esse é o gargalo.
- A assinatura digital, hoje em uma plataforma paga à parte, passa a ser feita dentro do próprio sistema, reduzindo custo.
Cobrança gerada do CRM, com split automático
Dentro do CRM, escolher as 3 variáveis e gerar a cobrança no Asaas já endereçada ao aluno, com o split automático. Isso libera o gargalo e reduz a dependência do financeiro.
A definir: o percentual exato do split por professor será confirmado com o financeiro.
A régua de relacionamento e recorrências
O público idoso valoriza contato humano, e a família participa de perto. A automação não substitui ninguém. Ela lembra a equipe na hora certa, enquanto o toque com o cliente continua humano, do jeito que a Camila faz hoje.
| Momento | Quem faz | O que acontece |
|---|---|---|
| Em até 10 min | Sistema avisa | Alerta se um lead novo não foi respondido. |
| 24h e 6h antes | Sistema | Lembrete da avaliação e da aula, para reduzir falta. |
| Ao pagar | Sistema | Confirmação automática do pagamento da avaliação. |
| ~2h após a avaliação | Sistema | Mensagem de feedback e abertura para fechar o plano. |
| Toda segunda | Professor | Feedback da semana no grupo do cliente, com foto e vídeo do treino. |
| A cada 3 meses | Sistema avisa a Camila | Reavaliação funcional, que pisca quando vence. |
| A cada 3 meses | Sistema avisa | Treino extra e o toque de renovação do pacote. |
| No aniversário | Sistema | Mensagem individual automática. |
| Ao completar 1 ano | Sistema avisa | Kit do sucesso e reajuste da mensalidade. |
| Todo início de mês | Sistema avisa a Camila | Hora de enviar o relatório de evolução aos médicos que indicam. |
| Após 7 dias | Sistema | Pedido de avaliação no Google para o aluno e a família. |
| 1x por mês e a cada 2 meses | Sistema avisa | Reunião com os professores e reunião científica. |
Como cuidamos da base de clientes
A régua começa com os alunos ativos. A reativação da base antiga só acontece depois de organizar e confirmar como esses contatos entraram, com travas de segurança e dentro da LGPD.
Ganhos rápidos · podem começar já
Algumas melhorias não dependem do sistema todo pronto e podem começar desde já, com baixo risco.
Organizar a base
Recuperar o controle e enxergar a carteira.
- Importar a base de alunos com os telefones preenchidos
- Listar os alunos ativos com a data da próxima reavaliação e a data de início, para o gatilho de 1 ano
- Recuperar o controle do site e ligar o Google Meu Negócio
Padronizar e automatizar
Parar de depender da memória da Camila.
- Automação de Instagram para WhatsApp
- Lembretes de avaliação e reavaliação no automático
- Migrar a assinatura digital para dentro do sistema, reduzindo custo
- Script para a objeção financeira, que é o motivo de perda número 1
Cronograma da implantação
O plano prevê um ciclo de aproximadamente 30 dias para colocar a operação no ar, seguido do acompanhamento. As datas exatas são ajustadas após a aprovação na reunião de planejamento.
O go-live acontece nos primeiros 30 dias. O acompanhamento segue com encontros quinzenais às 11h por cerca de 3 meses.
O que está feito, em andamento e a fazer
✓ Feito
- ✓Diagnóstico da operação
- ✓Desenho dos funis e da régua
◐ Em andamento
- ◐Fluxograma e aprovação
- ◐Construção do CRM
⏳ A fazer
- ⏳Montar funis e agendas
- ⏳Cobrança Asaas com split
- ⏳Funis de nutrição
- ⏳Importar e organizar a base
- ⏳Treinar a equipe
- ⏳Grupo de WhatsApp automático
Checklist da Camila
Alguns pontos dependem de informações e materiais que só a Camila e a equipe têm. Resolver isso destrava as próximas fases.
Cartão CNPJ, endereço e raio de atendimento
Dados oficiais da empresa e a área que o serviço cobre.
Nome, sobrenome e e-mail de cada usuário do sistema
Equipe e financeiro, para criar os acessos com a permissão certa.
Material visual e identidade da marca
Logo, cores e o que mais já existir da Personal Geronto.
Acesso à hospedagem do site
Pedir ao responsável atual pelo site.
Novo portfólio em PDF e o portfólio atual
Com os serviços e valores reestruturados, mais o portfólio que já é usado hoje.
Documento com as objeções comerciais
As objeções mais comuns na hora de fechar.
Textos e horários de cada mensagem da régua
Lembretes e feedbacks, com o conteúdo e o horário de cada um.
Planilha da base de alunos com os telefones
Mais a aba de ex-alunos e a de aniversariantes.
As regras de remarcação que estão no contrato
Como funciona a remarcação de aulas hoje.
Levantamento das associações de aposentados
Da região, para a linha da Academia dos Aposentados.
Nossos próximos passos
Enquanto a Camila reúne o que precisamos dela, estes são os passos que a Triadeflow já segue executando.
Enviar o link da assinatura da plataforma
Para a Camila ativar o acesso ao sistema.
Enviar o e-mail e fazer o convite de acesso ao Facebook Business juntos
Configurar o acesso lado a lado.
Desenhar o fluxograma do processo e validar na reunião de planejamento
Em cerca de 10 dias.
Montar os funis e a automação da cobrança Asaas com split
Funis configurados e cobrança no automático.
Configurar as agendas dos professores e os acessos com permissão limitada
Cada um vê e faz só o que precisa.
Definir a solução para a criação automática dos grupos de WhatsApp
Para o acompanhamento de cada cliente.
Importar e organizar a base de alunos
A partir da planilha com os telefones.
Recuperar o site e ligar o rastreamento e o Google Meu Negócio
Devolver o controle e ligar a medição.